4 простых правила для эффективности рабочих совещаний.

Собрания своей команды, своей рабочей группы – неотъемлемая часть работы руководителя. Однако, зачастую этот инструмент используется настолько неэффективно, что вызывает у его участников недоумение и неприятие. Много раз спрашивал участников своих тренингов: «Опишите, с какими чувствами вы выходили с собраний?». Практически всегда однотипные ответы: «Чувство зря потраченного времени», «Зачем было столько обсуждать эти вопросы. Все можно было решить намного быстрее», «Не понимаю, зачем нас собирали»…

Самое интересное заключается в том, что как только мы становимся руководителями, в головах наших подчиненных роятся те же мысли. Но почему? Мы же понимаем (понимали), что тратить время на пустопорожние разговоры глупо, что можно и нужно собрания проводить быстрее и эффективнее. А вот на практике не получается! Объяснение ситуации простое: «НЕ умеем правильно проводить собрания» Так ли это сложно? Можно ли этому научиться?  Однозначно скажу «ДА можно»! И именно этому будет посвящена эта статья.


Итак, какими правилами подчиняется «правильное» собрание? Эти правила укладываются в ответах на четыре простых вопроса.


1. ЗАЧЕМ?
Каждое собрание должно иметь ЦЕЛЬ. Перефразирую эту мысль: «Нет цели – нет собрания!». Широко известная техника постановки целей SMART абсолютно применима к собраниям. Прежде всего: «ЗАЧЕМ я (руководитель) его собираю?» Если ответ из разряда: «Мы всегда собираемся в конце недели (месяца, года)» и т.п. – НЕ СОБИРАЙТЕ ТАКОЕ СОБРАНИЕ! Повторю еще раз НЕ СОБИРАЙТЕ ЭТО СОБРАНИЕ!
Вспомним SMART:
• Конкретна ли цель собрания?
• Измерима ли она?
• Достижима ли цель собрания?
• Соответствует ли цель собрания текущим целям компании?
Правильно сформулированная цель собрания увеличивает его результативность и помогает контролировать процесс проведения.

Важно! Определив цель собрания, сообщите ее свои подчиненным (участникам). Это позволит решить две важные задачи, повышающие результативность:
• Если участники знают тему (цель) собрания, у них нет психологического напряжения «неизвестности», ожидания «плохих новостей».
• Участники собрания смогут к нему подготовиться.


2. КАКОЕ СОБРАНИЕ?
Определитесь, собрание какого типа вы проводите.
Представьте себе две оси. На одной -временная ориентация (Настоящее- Будущее), на другой степень детализации (Общее- Частное).

Полученные четыре квадрата характеризуют четыре основных типа собраний

1. Б(удущее) – О(бщее). Стратегический квадрат. Собрание нацелено на согласование общего видения работы компании или отдела. Согласование стратегии, главных задач сотрудников, отделов и компании в целом.
2. Б - Ч(астное). Тактический квадрат. Собрание направлено на разработку плана конкретных действий для достижения конкретных целей.Пример собрания: Собрание- инструктаж
3. Н(астоящее) – О. Мотивационный квадрат. Собрание направлено на то, чтобы настроить, «зажечь» сотрудников на выполнение задач. Другими словами «Почему важно? (стратегия)» и «Что делать? (план)» определено и согласовано. Теперь нужен положительный эмоциональный заряд, стимулирующий сотрудников к действиям. Не случайно, что данные собрания широко известны, как «ежедневный» или «утренний push». Утренние собрания такого типа заряжают исполнителей на выполнение ежедневных задач. Примеры собраний: Собрание- push , Еще один push
4. Н- Ч . Квадрат «критики» или обратной связи. Собрание такого типа направлено на подведение итогов, поиск и определение ограничений, помешавших достигнуть желаемого результата.


Важно! Т.к. существуют правила предоставления обратной связи (или конструктивной критики) - это единственный тип собрания, который эффективно проводить не в группе, а с «один на один». Т.е. данный тип как таковым собранием не является.
Важно помнить, что нельзя «смешивать» различные типы собраний.


3. ЧТО БУДУ ДЕЛАТЬ?
• Готовьтесь к собранию. Зная четко цель, определите, что вы будете говорить. К каким вопросам участников нужно быть готовым? Как на эти вопросы отвечать?
• Управляйте собранием. Не давайте «уводить» собрание от выбранной Вами темы. Контролируйте регламент своих выступлений и выступлений участников
• Делайте записи. Записывая промежуточные результаты, вам будет проще подвести финальный итог собрания. Кроме того, часто на собрании озвучиваются важные вопросы, которые «выпадают» из рассматриваемой темы. Их обсуждение мешает текущему собранию, а игнорирование – снижает общую результативность команды. Фиксируйте данные вопросы для их обсуждения (решения) в дальнейшем.


4. КАКИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ДОСТИГНУТЫ? Всегда подводите итоги собрания. Это поможет, во-первых, Вам оценить достижение поставленной цели собрания. Во- вторых, четко сформулированные результат собрания помогает участникам почувствовать его важность, а вам «перекинуть мостик» к последующим действиям.


Итак, четыре простых вопроса. Сложно ли задать их себе, когда готовитесь к очередному собранию? Уверен, что нет. Применяйте этот простой и эффективный инструмент. Тогда и эффективность ваших рабочих собраний и результаты вашей команды не заставят себя ждать!